Algemeen

Voor het toerekenen van kosten aan legesproducten zijn verschillende methodieken mogelijk. De Handreiking Kostentoerekening Leges en Tarieven (Ministerie BZK) noemt de drie bekendste methodes: de opslagmethode, de kostenplaatsmethode (ook wel productiecentramethode genaamd) en de Activity Based Costing-methode. In dit document wordt de Activity Based Costing-methode (hierna te noemen: de ABC-methode) toegelicht als basis voor het bepalen van de leges.

Met de ABC-methode worden de werkelijke kosten van een product nauwgezet berekend. Inzicht in de werkelijke kosten is een goede basis om de hoogte van de leges vast te stellen. De methode sluit aan bij de maatschappelijke wens om bij de berekening van de leges maximale transparantie te betrachten.

De werkelijke kosten van een legesplichtig product worden berekend aan de hand van:

  • de hoeveelheid tijd die is gemoeid met het voortbrengen van dat product. Het gaat hierbij om de tijdsbesteding van alle medewerkers die een bijdrage leveren aan het product;
  • de aantallen producten op jaarbasis;
  • het uurtarief of uurtarieven van de betrokken medewerkers, inclusief de toe te rekenen overhead;
  • eventuele out-of-pocket kosten.
Pluspunten ABC-methodeAandachtspunten
  • Werkelijke kosten per legesproduct worden inzichtelijk.
  • Gevolgen van wijzigingen in het proces zijn eenvoudig door te rekenen (aan de juiste knoppen draaien).
  • Tijdens de analyse is het mogelijk om inefficiënte activiteiten te identificeren.
  • Door vergelijking van vergunningprocedures zijn onnodige kosten te vinden.
  • Toepassing methode organisatiebreed is kostenintensief.
  • Sommige overhead blijft moeilijk toe te rekenen, zoals kosten voor het management.
  • Eventuele niet productieve uren worden niet automatisch verdisconteerd.

Rekenvoorbeeld

In het vervolg van dit document wordt u door de methode geleid aan de hand van een rekenvoorbeeld voor de omgevingsvergunning. Het rekenvoorbeeld onderscheidt vijf stappen:

  1. Identificeren van de deelproducten binnen de omgevingsvergunning
  2. Vaststellen van de tijdsbesteding
  3. Bepalen van het uurtarief
  4. Berekenen van de kosten
  5. Bepalen van de leges

In het rekenvoorbeeld zijn de stappen van de legesberekening met elkaar verbonden via achterliggende formules. De invoer van bepaalde waarden werkt door naar de volgende tabbladen. Als casus voor het rekenvoorbeeld omgevingsvergunning is een selectie gemaakt van deelproducten die onderdeel vormen van de omgevingsvergunning. In de praktijk kan de lijst worden uitgebreid met alle producten die in aanmerking komen voor legesheffing.

Deelproducten

Ter bepaling van de leges van de deelproducten die binnen de omgevingsvergunning vallen, wordt in het rekenvoorbeeld eerst ingevuld welke deelproducten als onderdeel van de omgevingsvergunning worden geleverd en hoeveel deelproducten dit op jaarbasis betreft. Het verdient aanbeveling om meerjarige gemiddelden te hanteren.

In het rekenvoorbeeld zijn ter illustratie 15 deelproducten binnen de omgevingsvergunning genoemd waarvoor leges kunnen worden geheven.
Daarnaast zijn er in het voorbeeld 4 coördinatieproducten opgenomen. Het coördineren is namelijk een specifieke activiteit die voor zal komen bij de omgevingsvergunning. De kosten van coördinatie kunnen worden opgeteld bij de kosten voor de vergunningverlening van de desbetreffende deelproducten, voor zover de coördinatiekosten daar al niet in zijn opgenomen.

DeelproductenGemiddeld aantal aanvragen per jaarDe aantallen die in het overzicht zijn ingevuld, zijn fictief. U kunt ze desgewenst zelf veranderen. De ingevulde aantallen werken door naar de overzichten op de volgende pagina's.

Coördinatieproducten

Totaal aantal deelproducten629

De coördinatie kan qua tijdsbesteding sterk uitéénlopen, daarom zijn de coördinatieproducten opgedeeld op basis van vier cases:

  1. Omgevingsvergunningaanvraag met een klein bouwwerk, bijvoorbeeld een fietsenstalling. Het betreft een aanvraag die relatief eenvoudig is qua beoordeling.
  2. Omgevingsvergunningaanvraag waarbij een oude loods wordt gesloopt en een nieuwe opslagloods wordt gebouwd. Het betreft een meervoudige aanvraag (naast milieu, in ieder geval slopen en bouwen), waarbij de beoordeling relatief eenvoudig is.
  3. Omgevingsvergunningaanvraag waarbij een fabriek met kantoorgebouw wordt gerealiseerd. Het betreft een meervoudige aanvraag waarvan de beoordeling relatief complex is.
  4. Omgevingsvergunningaanvraag waarbij een fabriek met kantoorgebouw wordt gebouwd, een oude installatie wordt gesloopt en sprake is van een wegomlegging en het kappen van bomen. Het betreft een meervoudige complexe aanvraag.

Tijdsbesteding U kunt in het overzicht de behandeltijden zelf veranderen. De ingevulde behandeltijden werken door naar de overzichten op de volgende pagina's

In onderstaand overzicht wordt de tijdsbesteding in uren ingevuld per deelproduct.

De tijdsbesteding die in het rekenvoorbeeld al is ingevuld, is vastgesteld in een eerder uitgevoerd onderzoek bij een aantal gemeenten. In dat onderzoek is met behulp van de ABC-methode de tijdsbesteding per deelproduct (soort vergunning) bepaald. Daarbij is eerst vastgesteld welke activiteiten worden uitgevoerd om dat deelproduct te leveren, en vervolgens is per activiteit de tijdsbesteding geraamd. Bij de optelling van de tijdsbestedingen en is rekening gehouden met het feit dat sommige activiteiten alleen in bepaalde situaties voorkomen bij het verlenen van vergunningen, zoals het opvragen en beoordelen van aanvullende informatie.

De activiteiten zijn in onderstaand schema gegroepeerd naar zes hoofdactiviteiten.

Intake/
vooroverleg
Ontvangen aanvraag
Inwinnen adviezen en verwerken
Opstellen (ontwerp) beschikking
Toezicht uit- voering (bouw- begeleiding)

De behandeltijden die in het rekenvoorbeeld staan ingevuld, zijn gemiddelden. Het is voor de gebruikers van deze methode van belang de behandeltijden zo zuiver mogelijk vast te stellen. Daarvoor kan gebruik worden gemaakt van resultaten van tijdregistratiesystemen, van ramingen of van werkelijke metingen van behandeltijden. U zult er vaak niet aan ontkomen om uit te gaan van gemiddelden; de behandeltijden per aanvraag kunnen immers uitéénlopen.
Indien er een grote spreiding is in behandeltijden, is het aan te bevelen om een deelproduct op te delen in categorieën. In het rekenvoorbeeld is dit gedaan voor het deelproduct bouwen, waarbij verschillende categorieën van bouwwerken zijn benoemd.

Deelproducten Behandeltijd (in uren)

  1. tijdsbesteding in uren per deelproduct

Coördinatieproducten

Uurtarief

In deze tabel dient u het gemiddelde uurtarief in te vullen, het uurtarief dat uw organisatie hanteert voor het verlenen van de omgevingsvergunning. Het gaat om het bedrag inclusief de overhead die mag worden toegerekend conform de Handreiking Kostentoerekening Leges en Tarieven. In deze handreiking is aangegeven dat de volgende kostencomponenten verhaald kunnen worden in de leges:

  • peroneelskosten;
  • huisvestingskosten;
  • specifieke automatiseringskosten;
  • materiële kosten;
  • overhead (voor zover deze direct toerekenbaar zijn).

Uitgangspunt is dat die kosten mogen worden meegenomen, die direct veroorzaakt worden door de uitvoering van de dienst(verlening).

  • Hier het gemiddelde uurtarief invullen.

Kosten

De vermenigvuldiging van de tijdsbesteding en het uurtarief levert de kosten per deelproduct op. Onderstaand worden de totale kosten van het verlenen van de deelproducten van de omgevingsvergunning weergegeven. Deze kosten mogen worden verhaald in de leges.

Overheden kunnen er voor kiezen om niet alle kosten te verhalen middels de leges. Het is niet toegestaan om structureel méér legesinkomsten te genereren dan dat er kosten voor worden gemaakt.

In het rekenvoorbeeld kan het kostendekkendheidspercentage worden gewijzigd. Standaard staat het op 100. Een wijziging dient in te houden: een lager percentage dan 100%

Overzicht

Deelproducten
 
Tijd x Tarief Kosten
(per deelproduct)
Aantal
(op jaarbasis)
Kosten vergunning
(op jaarbasis)
1 Bouwen: tot € 20.000, bijv. fietsenstalling 16 x € 63,00 € 1.008 6 € 6.048
2 Bouwen: € 20.000 - € 50.000, bijv. uitbouw 20 x € 63,00 € 1.260 6 € 7.560
3 Bouwen: € 50.000 - € 100.000, bijv. extra verdieping 24 x € 63,00 € 1.512 3 € 4.536
4 Bouwen: € 100.000 - € 400.000, bijv. opslagloods 40 x € 63,00 € 2.520 28 € 70.560
5 Bouwen: € 400.000 - € 1.000.000, bijv. opslagloods 76 x € 63,00 € 4.788 56 € 268.128
6 Bouwen: € 1.000.000 - € 5.000.000, bijv. fabriek 154 x € 63,00 € 9.702 70 € 679.140
7 Bouwen: € 5 - € 25 milj., bijv. fabriek met kantoorgebouw 291 x € 63,00 € 18.333 50 € 916.650
8 Bouwen: boven € 25 milj., bijv. bio-energiecentrale 494 x € 63,00 € 31.122 3 € 93.366
9 Slopen bouwwerk 16 x € 63,00 € 1.008 28 € 28.224
10 Afwijking bestemmingsplan 4 x € 63,00 € 525 11 € 2.772
11 Aanleggen weg 7 x € 63,00 € 441 6 € 2.646
12 Aanleggen uitweg (in- en uitrit) 4 x € 63,00 € 252 3 € 756
13 Aanbrengen reclame aan bouwwerk 4 x € 63,00 € 252 6 € 1.512
14 Kappen 3 x € 63,00 € 189 6 € 1.134
15 ...... 0 x € 63,00 - 0 -
16 ...... 0 x € 63,00 - 0 -
17 ...... 0 x € 63,00 - 0 -
18 ...... 0 x € 63,00 - 0 -
19 Publiceren
Voor de kosten van publiceren is een totaalbedrag opgenomen van de kosten per omgevingsvergunning. De mogelijkheid bestaat om de publicatiekosten te wijzigen.
174 € 87.000
Coördinatieproducten
1 Coördineren - Eenvoudig 8 x € 63,00 € 504 17 € 8.568
2 Coördineren - Middel 17 x € 63,00 € 1.071 104 € 111.384
3 Coördineren - Complex 43 x € 63,00 € 2.709 35 € 94.815
4 Coördineren - Zeer Complex 155 x € 63,00 € 9.765 17 € 166.005
Totaal € 2.550.804

Kostendekkendheid

Indien een lager percentage kostendekkendheid wordt gewenst, kunt u dat hierna invullen. Het percentage kostendekkendheid wordt in principe toegepast op alle activiteiten.

Percentage Kostendekkendheid Percentage wordt toegepast op alle activiteiten.

Totale kosten te verhalen in leges: € 2.550.804

Leges

In onderstaand overzicht staat in de kolom ‘Kosten deelproduct’ de kostprijs van het deelproduct na toepassing van het kostendekkendheidspercentage. De kosten per deelproduct zijn een bruikbare referentie voor het bepalen van het legestarief.

Er kan worden gekozen voor kruissubsidiëring. Voor bepaalde producten wordt dan een hoger of lager legestarief gehanteerd dan de kostprijs. De meer- of minderopbrengsten die hierdoor ontstaan, worden op een zodanige wijze verdeeld over de andere deelproducten, dat de totale opbrengsten gelijk blijven.

Wanneer u in het rekenvoorbeeld kruissubsidiëring wenst toe te passen, dient u hieronder eerst de algemene vraag ‘Wilt u kruissubsidiëring toepassen?’ met ja te beantwoorden. De leges per deelproduct zijn nu hoger dan de kosten per deelproduct. De leges voor de coördinatieproducten staan namelijk standaard op € 0, omdat Coördinatie veelal geen apart product is in de tarieventabel. Om de coördinatiekosten wel te verhalen, worden ze over de verschillende producten verdeeld.

Vervolgens dient u bij de deelproducten waarvoor u een vast tarief wenst, het hokje ‘Ja’ aan te kruisen en dient u het gewenste vaste legestarief van die deelproducten in te vullen. Het model zet deze waarden vast en verdeelt vervolgens de meer- of minderopbrengsten naar rato van de kostprijs over de deelproducten die geen vast tarief hebben gekregen. De totale opbrengsten blijven ongewijzigd.

Wilt u kruissubsidiëring toepassen?

Tarief Leges

Deelproducten
 
Kosten
deelproduct
Vast tarief
Als u een vast tarief voor een activiteit wilt vragen, kruis dan bij de desbetreffende deelproducten eerst ‘Ja’ aan. Vul daarna bij die deelproducten het gewenste legestarief in.

NB als u te extreme bedragen invoert, kan het zijn dat er voor bepaalde activiteiten negatieve leges worden gevraagd.

 
Legestarief
Hier worden de legestarieven weergegeven op basis van de ingevoerde gegevens bij 'Vast tarief'. LET OP: de legestarieven voor de activiteiten zijn EXCLUSIEF coördinatie; deze moeten er dus bij worden opgeteld.

 
Opbrengst
(op jaarbasis)
1 Bouwen: tot € 20.000, bijv. fietsenstalling € 1.008 € 1.008 € 6.048
2 Bouwen: € 20.000 - € 50.000, bijv. uitbouw € 1.260 € 1.260 € 7.560
3 Bouwen: € 50.000 - € 100.000, bijv. extra verdieping € 1.512 € 1.512 € 4.536
4 Bouwen: € 100.000 - € 400.000, bijv. opslagloods € 2.520 € 2.520 € 70.560
5 Bouwen: € 400.000 - € 1.000.000, bijv. opslagloods € 4.788 € 268.128 € 268.128
6 Bouwen: € 1.000.000 - € 5.000.000, bijv. fabriek € 9.702 € 9.702 € 679.140
7 Bouwen: € 5 - € 25 milj., bijv. fabriek met kantoorgebouw € 18.333 € 18.333 € 916.650
8 Bouwen: boven € 25 milj., bijv. bio-energiecentrale € 31.122 € 31.122 € 93.366
9 Slopen bouwwerk € 1.008 € 1.008 € 28.224
10 Afwijking bestemmingsplan € 252 € 252 € 2.772
11 Aanleggen weg € 441 € 441 € 2.646
12 Aanleggen uitweg (in- en uitrit) € 252 € 252 € 756
13 Aanbrengen reclame aan bouwwerk € 252 € 252 € 1.512
14 Kappen € 189 € 189 € 1.134
15 ...... € - € - € -
16 ...... € - € - € -
17 ...... € - € - € -
18 ...... € - € - € -
19 Publiceren € 500 € 500 € 87.000
Coördinatieproducten
1 Coördineren - Eenvoudig € 504 € 504 € 8.568
2 Coördineren - Middel € 1.071 € 1.071 € 111.384
3 Coördineren - Complex € 2.709 € 2.709 € 94.815
4 Coördineren - Zeer Complex € 9.765 € 9.765 € 166.005
Totaal € 2.550.804

Tot slot

Transparante legestarieven zijn maatschappelijk gewenst en kunnen overheden helpen de bedrijfsvoering te verbeteren. Toepassing van de ABC-methode past in het adagium ‘Meten is weten’.

Het rekenvoorbeeld dat hiervoor is getoond, geeft de systematiek van legesheffing weer waarbij de kosten per deelproduct zijn bepaald met de ABC-methode. Het rekenvoorbeeld is opgebouwd rondom een aantal deelproducten die deel uit maken van de omgevingsvergunning. In de praktijk kunnen alle deelproducten waarvoor de organisatie overweegt leges te heffen in het overzicht worden opgenomen.

Het basisprincipe van de methode is eenvoudig: de kosten per deelproduct bepalen (tijd x tarief) en dit als referentie hanteren voor de leges per deelproduct. Iedere overheidsorganisatie zal goed in staat zijn dit zelf uit te voeren. De uitvoering vergt wel een aantal inspanningen, omdat tijdsbestedingen en uurtarief gestructureerd in kaart moeten worden gebracht.

Inzicht in de werkelijke kosten helpt om de legestarieven op een weloverwogen wijze vast te stellen en versterkt de mogelijkheden om de sturing in de eigen organisatie te optimaliseren. Discussies over kostendekkendheid en kruissubsidiëring kunnen gemakkelijker worden gevoerd. De effecten van bepaalde keuzes worden immers zichtbaar gemaakt. Toepassing van de methode is dan ook een bewuste keuze, want er dient een bereidheid te zijn om kosten en tarieven te heroverwegen.